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Un tema sempre attuale: cambiare l’ERP aziendale

Arriva un momento nella vita aziendale in cui la proprietà, il top management o le pricipali funzioni direttive di linea avvertono l'esigenza di disporre di nuove funzionalità. In realtà il motivo base, la ratio principale, dovrebbe essere solo una: favorire la crescita dell'azienda. E' proprio per favorire la crescita aziendale, che in un'azienda sana dovrebbe essere il fine ultimo di tutte le funzioni aziendali, che debbo valutare anche la sostituzione del software. E se da tale sostituzione posso ricavare vantaggi importanti allora posso varare e portare a termine un progetto di cambio ERP.

Non bisogna guardare solo quello che fa il gestionale attuale, ma interrogarsi sugli obiettivi che ciascuna funzione aziendale vuole perseguire, nel breve/medio e lungo periodo, e verificare come dotarsi delle funzioni informative necessarie ad abilitare il raggiungimento di questo obiettivo. Ovviamente la scelta spetta poi al "decision maker" incaricato (titolare, AD, CIO) ma è importante notare che chi decide deve prima verificare che le indicazioni delle varie funzioni non generino requirements contrastanti, e poi deve farsi garante di omogeneizzare e armonizzare le indicazioni giunte dalle diverse linee dell'azienda.

Una regola aurea ci dice che bisogna pianificare per tempo, migliorare la comunicazione intra-aziendale ed evitare l'eccesso di personalizzazioni tenendo un po' a bada gli utenti ed evitando inutili voli pindarici. Aggiungiamo noi che bisognerebbe anche trovare un buon project manager, che ci garantisca la cosiddetta "systems integration". Inoltre bisognerebbe anche valutare, in alternativa, il ricorso a prodotti offerti in modalità SaaS (Software as a Service) o a soluzioni di outsourcing presso strutture dedicate all'ERP hosting.
Sappiamo che i moduli principali che sono gestiti dagli attuali ERP di mercato sono i tre classici:

  • HR – Gestione del personale
  • Finance – Finanza, Controllo, Amministrazione e Contabilità.
  • Logistic & Operation – produzione, gestione della supply chain, tracciabilità materiali, magazzini, etc..Più una serie di derivazioni e sottocategorie.

Ma vi siete mai chiesti quale sia stata la genesi degli attuali prodotti?

Un'impresa può essere vista anche come un sistema di conversione di un determinato input in un output, che comporti però un valore aggiunto per il mercato.
Per input possiamo immaginare più cose: persone, informazioni, denaro, materie prime,ecc. Parimenti per output intendiamo tutto ciò che esce dal "processo di trasformazione" interno all'azienda, vale a dire prodotti finiti o semilavorati, proprietà intellettuale, idee, servizi, denaro. Importante è il concetto di valore aggiunto, che deve essere percepito come tale dal mercato.

Per quanto riguarda i sistemi informativi siamo passati dall'archiviare dei dati che si sono trasformati in informazioni e poi in conoscenza. Il dato è semplice, elementare, oggettivo e di facile comprensione; esprime generalmente eventi già accaduti e viene composto con determinati criteri funzionali alla fruizione dei dati aggregati, che chiamiamo quindi informazioni, da parte di utenti o gruppi di utenti. Le informazioni che metto a disposizione del board aziendale, dell'ufficio acquisti, del commerciale, della produzione, della contabilità e via elencando, partono dagli stessi dati ma sono aggregati in informazioni diverse perchè diversa è la conoscenza che voglio facilitare, per arrivare nella sostanza a prendere le decisioni migliori (quelle col minor rischio di errore) disponendo di tutte e solo le informazioni che mi servono in quel preciso momento.
Allora per rispondere alla soprastante domanda diciamo che tutto nasce quasi cinquanta'anni orsono quando , negli anni '60, l'avvento degli elaboratori ha permesso la nascita nelle aziende manifatturiere dei primi MRP (Material Requirement Planning). L'idea di base è che un prodotto finito è fatto da un insieme di componenti discreti che vengono assemblati in un certo modo: i componenti hanno bisogno di un certo tempo per essere approvvigionati e soprattutto servono tutti (e con continuità) per non bloccare la produzione. La distinta base, che elencava questi componenti, diventava l'input primario per incrociare i dati di inventario e di previsione della produzione e garantire la disponibilità degli articoli necessari.
Negli anni '80 lo sviluppo dei sistemi informativi da un lato e le analisi fatte dalle imprese sui processi di business hanno favorito la nascita degli MRP II, dove la R sta per Resourse in luogo del vecchio Requirement.
Concettualmente oltre a ottimizzare la gestione dei materiali, dei processi di produzione, degli
approvvigionamenti, questi sistemi permisero di creare resoconti e permettere pianificazioni anche in ambito finanziario e di gestione dell'impresa. Obiettivo era l'efficientamento dell'impresa e l'integrazione efficace di processi di produzione, di approvvigionamento, finanziari, di vendita, ecc. sotto un unico sistema informativo accessibile dalle varie funzioni aziendali.
Fu quindi più oltre, con la definitiva maturazione della tecnologia client/server, che fu possibile costrure i primi ERP che perseguivano l'obiettivo di garantire la comunicazione tra i vari componenti che compongono il sistema informativo. Così come nel corpo umano esiste un cervello che controlla e coordina i vari sistemi e apparati dell'uomo (apparato locomotore, muscolare, sistema vestibolare etc.), così un buon ERP dovrebbe garantire l'automazione, il controllo e l'integrazione dei processi industriali, dalla produzione alle vendite, dal ciclo passivo a quello attivo), dalla logistica alle risorse umane.
Deve essere chiaro che i pacchetti software deputati alla gestione delle singole aree esistevano già, solo che poi ogni funzione aziendale aveva il proprio repository, il proprio sistema di riferimento e la comunicazione tra le diverse aree aziendali ne soffriva immensamente, senza considerare tutte le duplicazioni e i rischi di errore.

Quali saranno le tendenze future?
Si imporrà il modello SaaS oppure la paura di "esternalizzare" i propri dati prevarrà sulle varie e possibili ipotesi di "outsourcing" presso terze parti? Oggi stiamo superando le iniziali concezioni di Internet per approdare ad un Social Network che tende ad ibridarsi col business. Comunque il WEB e il mercato globale si evolvono, e parimente i sistemi informativi continuano la loro evoluzione, per far fronte alle nuove esigenze (E-commerce, ad esempio, con nuove regole di pagamento e con i riflessi fiscali e civilistici che ciò comporta). La necessità di internazionalizzare il business ha portato la presenza di nuovi partner, clienti e fornitori stranieri e ha contribuito a spingere il pedale dell'evoluzione tecnologica.

Le piattaforme tecnologiche sono cambiate: ormai dall'inizio degli anni 2000 si è imposta un'architettura su più livelli (Multi-tier) e la più diffisa è su tre livelli (Three tier
architecture), perchè esistono appunto tre distinti strati (Layers) che partono dalla base dati comune a tutta l'azienda (DB layer), per passare allo strato applicativo (Application layer) ed arrivare allo strato di presentazione (Presentation layer):
Il livello di presentazione sul client dell'utente è impostato con un'interfaccia grafica che presenta i dati, disponibili nella base dati aziendali, in modo coerente con le esigenze del tipo di utente che sta accedendo agli stessi.
Il livello applicativo contiene la logica con cui sono aggregati e passati i dati e rappresenta il cuore del sistema gestionale: contiene anche tutti gli eventuali moduli aggiuntivi.
Nell'ultimo e basilare livello, il Data Base, c'è il gestore dei dati (RDBMS) che garantisce l'integrità e la coerenza del dato che passa per l'elaborazione all'Application Layer e per la presentazione al Presentation Layer. Qui nel DB Layer viene garantità l'unicità dell'informazione.
Ovviamente alcuni vendor hanno pensato anche a soluzioni diverse, ad esempio basate su quattro livelli.

Comunque tutti i migliori ERP assicurano un livello di integrazione delle informazioni maggiore di quello offerto dai vecchi MRP.

A questo punto bisognerebbe chiedersi quali vantaggi concreti può apportare un nuovo ERP all'azienda, ma anche a quali problemi posso andare incontro in un progetto di sostituzione dell'ERP aziendale. Probabilmente conviene pensare in grande e poi realizzare a blocchi; conviene soprattutto non confondere i Vendors con i Business partner, vale a dire non confondere il produttore del SW, che magari è una enorme multinazionale americana, con chi invece segue l'implementazione del progetto. Prima scegliere il prodotto e poi il System Integrator che conosce il prodotto scelto.

I soci di Empeiria hanno avuto modo di conoscere e lavorare con molti ERP, ma siamo Vendor independent e come tali operiamo nel solo interesse dell'impresa committente. Certo esistono ERP più adatti a grandi aziende (e generalmente più costosi) ed altri più diffusi nelle PMI.

La prossima volta affronteremo altri aspetti, cioè cercheremo di dare una risposta alle seguenti
domande:

  • Come posso identificare il prodotto che fa al caso mio?
  • Quali tecniche di software selection potrei seguire?
  • Mi affido a soluzioni diffuse a livello mondiale (i.e. AX, già Navision di Microsoft, la piattaforma NetWeaver di SAP, le oracle applications, le nuove ACG di IBM, gli ERP di HP ...) oppure potrebbe rivelarsi migliore un ERP di concezione nazionale (i.e. Diapason di Formula, Ad hoc di Zucchetti, ESA Software, Galileo di San Marco Informatica, Copernico, ecc. )?
  • Conviene andare su un prodotto generalista oppure scegliere soluzioni verticalizzate o specializzate per settore?
  • Come fare il contratto col fornitore e quali sono i punti su cui focalizzare l'attenzione?
  • Quanto conta la determinazione e l'impegno della direzione in un progetto di cambio ERP?

A queste ed altre domande cercheremo di dare risposta tra una settimana, con il secondo post sull'argomento ERP. E se anche non avremo tutte le risposte riteniamo che una buona domanda sia già un inizio di risposta.

In ogni caso per capire dove vogliamo portare la nostra azienda e conseguentemente quali sia il sistema informativo più adatto a noi, bisogna pensare ad una strategia e decidere una meta. Dobbiamo decidere quando partire, come navigare e dove vogliamo andare, perchè come diceva Lucio Anneo Seneca, nessun vento è favorevole per il marinaio che non sa a quale porto approdare ("ignoranti quem portum petat nullus suus ventum est").


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